Как выбрать первый процесс для автоматизации

Начните с повторяющейся задачи, которую команда уже умеет выполнять вручную. Так проще описать процесс, сравнить результат и понять, где автоматизация помогает.

Найдите повторяющуюся задачу

Подойдёт процесс, который возникает каждый день, каждую неделю или после одного и того же события. Например, подготовка сводки по заявкам, заполнение карточки клиента или перенос данных из документов.

Посмотрите на рабочую неделю и выпишите несколько таких задач. Рядом укажите, кто их делает и сколько времени они обычно занимают. Для первого списка достаточно приблизительной оценки.

Опишите вход и результат

У задачи должны быть понятные границы.

• Вход: заявка, письмо, запись в таблице, файл, звонок или новый клиент.
• Действие: что именно сотрудник делает с этими данными.
• Результат: готовый отчёт, заполненная карточка, подготовленный ответ или поставленная задача.
• Проверка: по каким признакам ответственный сотрудник поймёт, что всё сделано правильно.

Если процесс пока трудно объяснить, попросите сотрудника показать один реальный пример от начала до конца. Сохраните исходные материалы и готовый результат.

Проверьте шесть признаков

1. Повторяется. Задача регулярно возвращается в рабочий день.
2. Понятно начинается. Известно, какое событие запускает работу.
3. Понятно заканчивается. Результат можно увидеть и проверить.
4. Отнимает заметное время. У команды есть причина заниматься улучшением процесса.
5. Ошибки влияют на работу. Теряются заявки, пропускаются шаги или клиент долго ждёт.
6. Есть человек для проверки. Кто-то в команде знает, как выглядит правильный результат.

Хороший кандидат обычно отвечает сразу нескольким условиям. Если задача занимает три минуты раз в месяц, начните с другого процесса, который заметнее влияет на работу.

Соберите небольшой пилот

Возьмите несколько типичных примеров и один сложный. Для каждого сохраните входные данные и ожидаемый результат. Проверьте, что правила компании разрешают использовать эти материалы в выбранном инструменте.

Пусть первая версия готовит результат для проверки сотрудником. Так вы увидите, на каком шаге система ошибается, какие инструкции ей нужны и сколько времени занимает проверка.

На старте полезен тот процесс, результат которого команда умеет оценивать.

Решите, что делать дальше

Сравните время выполнения, число исправлений и удобство для сотрудника. Если пилот помогает, можно расширять набор примеров и подключать соседние шаги.

Если результат нестабилен, вернитесь к описанию входных данных и критериям проверки. Часто именно там обнаруживается недостающая договорённость.

На практикуме Автомато можно разобрать такой процесс на своей задаче и собрать первый рабочий вариант.