Как организовать проекты в ChatGPT для работы, целей и повседневных задач

Ты уже рассказал ChatGPT о компании. Передал описание продукта, объяснил, кто ваши клиенты, приложил прайс. Вместе подготовили хороший текст. Через несколько дней открываешь новый чат для презентации и снова собираешь те же материалы.

Для таких повторяющихся задач удобно завести проект. В нём ты собираешь общие сведения по одному направлению, а затем открываешь отдельные разговоры для конкретных дел.

Возьмём компанию по бетонным заборам. В проекте лежит информация о компании и продукте. В одном чате можно готовить сценарий разговора на выставке, в другом обсуждать рекламу, в третьем писать материал для сайта. Основа у этих задач общая.

Что такое проект простыми словами

Представь рабочую папку по клиенту. В ней описание бизнеса, каталог, прайс, брендбук и заметки по задачам. Ты обращаешься к ней, когда нужно что-то подготовить для этого клиента.

Проект в ChatGPT позволяет собрать рядом три вещи: материалы, инструкции и чаты. Материалы дают факты. Инструкции объясняют, как работать именно с этим направлением. В чатах ты решаешь отдельные задачи.

ChatGPT может использовать доступный контекст проекта при ответах. Это помогает возвращаться к работе с меньшим количеством повторных объяснений. Устройство проектов описано в официальной справке OpenAI.

Давай соберём один проект последовательно.

Шаг 1. Выбери направление и назови проект

В боковой панели ChatGPT выбери создание нового проекта и дай ему понятное название. Например, «Компания: бетонные заборы».

Если ты работаешь с разными клиентами, удобно сделать отдельный проект на каждого. У них будут свои продукты, аудитории, цены и правила общения. Если компания одна, начни с общего проекта. По мере необходимости можно выделить отдельные направления: продажи, маркетинг, найм.

Хорошее название сразу отвечает на вопрос, к какой работе относятся материалы. Через месяц тебе самому будет проще в этом ориентироваться.

Шаг 2. Добавь сведения, которые будут повторно нужны

Для компании по заборам я бы собрал описание бизнеса, каталог с техническими характеристиками, географию работы, аудиторию, позиционирование, сильные стороны, условия заказа, прайс и брендбук.

Большая часть обычно уже существует в разных местах. Прайс в таблице, ассортимент в презентации, ответы на вопросы у руководителя продаж, фотографии в папке. Собери актуальные версии и добавь в источники проекта.

В проект можно загружать документы, таблицы, PDF, изображения и текст. Доступные способы добавления и ограничения зависят от аккаунта. Если нужный файл оказался нечитаемым или загружен не полностью, сохрани необходимые сведения в более удобном формате и добавь заново.

Названия файлов тоже помогают. По названию «Прайс на монтаж, сентябрь» понятнее назначение документа, чем по «Финал_новый_2». Когда условия изменятся, обнови источник, чтобы рядом не оставались две внешне равнозначные версии.

После добавления материалов дай короткую первую задачу:

Посмотри доступные источники этого проекта и кратко расскажи, чем занимается компания, где работает и какие варианты продукта предлагает. Для каждого пункта укажи, на какой документ опираешься. Если документ прочитать не удалось, скажи об этом.

Этот шаг помогает заметить простые проблемы до большой работы: загрузили чужой прайс, забыли регион, в каталоге вместо текста только плохо читаемые сканы.

Шаг 3. Добавь инструкции для этого проекта

В настройках проекта есть поле инструкций. Здесь можно задать его назначение и правила работы с материалами. Эти инструкции действуют внутри проекта и имеют приоритет над общими пользовательскими инструкциями, если они расходятся. Подробности есть в справке о проектах.

Для нашего примера подойдёт такой старт:

В этом проекте я готовлю материалы для компании по бетонным заборам: тексты, сценарии продаж, презентации и ответы клиентам.

Сведения о продукте, регионах, ценах и условиях бери из приложенных документов. При расхождении версий покажи мне различия и уточни, какой вариант использовать. Неизвестные характеристики и условия отмечай вопросом.

Объясняй продукт простыми словами. В материалах для клиента показывай, что ему нужно выбрать, какие сведения сообщить и какой следующий шаг сделать. Перед крупной задачей уточняй аудиторию и цель, если я их ещё не указал.

Здесь мы объясняем, как использовать сведения о компании. Сам каталог и прайс остаются в источниках. Благодаря этому обновление цены требует замены нужного документа, а общие правила работы продолжают действовать.

Шаг 4. Открой чат под одну конкретную задачу

Подготовим в созданном проекте сценарий продаж для выставки.

Отправь:

Подготовь сценарий разговора менеджера с посетителем выставки. Используй материалы компании из этого проекта. Начни с вопросов о том, кому принадлежит участок, где он находится и какое ограждение нужно. Затем покажи, как перейти к обсуждению подходящих вариантов из каталога и следующего шага по нашему процессу продаж. Сначала уточни у меня то, чего не хватает для сценария.

Такой запрос связывает знания о компании с конкретной ситуацией. Регион нужен, чтобы понять возможность обслуживания. Каталог помогает объяснить варианты. Процесс продаж подсказывает, чем завершить разговор.

После ответов на уточнения попроси написать реплики. Если вступление получилось длинным, сократи его в этом же чате. Если нужно добавить ответ на вопрос о цене, продолжай здесь же.

Допустим, следующий материал нужен для сайта. Открой новый чат внутри того же проекта:

Помоги написать страницу, которая объясняет, как заказать установку забора. Используй наш порядок работы и условия из источников проекта. Читатель впервые обращается в компанию. Покажи этапы от заявки до завершения работ и объясни, какие сведения понадобятся от него.

Материалы компании пригодились снова. При этом обсуждение страницы получило собственный разговор, где её удобно дорабатывать.

Шаг 5. Сохрани то, что будет полезно дальше

В процессе работы появляются новые сведения: ты подробнее описал аудиторию, уточнил позиционирование, разобрал частые вопросы. Если эти ответы будут нужны в других задачах, сохрани итог в источниках проекта. В подходящем интерфейсе для этого доступно действие сохранения ответа в проект; также можно добавить подготовленный документ.

Перед сохранением прочитай итог. В источники имеет смысл класть принятую версию. Тогда в следующем чате будет проще объяснить, на какой материал ориентироваться.

Полезно время от времени просматривать содержимое проекта: ассортимент, цены и условия работы меняются. Помощнику нужны текущие сведения.

Какие проекты можно завести для себя

Проекты пригодятся и для личных задач. У человека есть разные направления жизни, и по каждому постепенно накапливается свой контекст.

Работа. Компания, клиенты, продукты, команда, типовые задачи. Внутри могут быть разговоры о презентациях, рекламе, встречах и найме.

Цели и развитие. К чему ты хочешь прийти, что уже умеешь, какой у тебя опыт, сколько времени можешь выделять, какие ресурсы доступны. Здесь удобно обсуждать планы и возвращаться к ним по мере изменений.

Например, предприниматель хочет начать проводить обучающие встречи. В проекте можно собрать его профессиональный опыт, темы, которые он умеет объяснять, сведения об аудитории, доступных площадках и времени на подготовку. Тогда разговор о первом мероприятии будет опираться на реальные возможности человека.

Для начала подойдёт запрос:

Помоги описать мои ресурсы для выбранной цели. По очереди спроси о навыках, опыте, времени, материалах, связях и доступных площадках. После моих ответов предложи первый небольшой шаг, который можно выполнить с тем, что уже есть.

Здоровье. Здесь можно организовать собственные записи, вопросы к приёму и документы, которые ты решил хранить в выбранном сервисе. Например, подготовить список вопросов врачу по своим записям. Медицинские решения обсуждай со специалистом; доступ к личным документам настрой осознанно.

Семья, поездка или личное обучение. Если направление регулярно возвращается в твою жизнь и для него нужны общие материалы, отдельный проект тоже может быть удобен.

Для первой попытки выбери направление, по которому чаще всего повторяешь одни и те же объяснения. Собери материалы и реши в нём две разные задачи. Так ты увидишь на собственном примере, как устроена работа: общая информация в проекте, отдельная задача в своём чате, полезные итоги остаются под рукой.